La saison des ouragans peut être imprévisible et, en tant que propriétaire ou gérant d'hôtel, il est essentiel d'être proactif pour protéger votre propriété et votre entreprise. Voici les mesures pratiques à prendre avant qu'un ouragan ne frappe :
Réviser votre police d'assurance
Avant le début de la saison des ouragans, examinez attentivement votre police d'assurance commerciale. Prêtez attention aux points suivants :
- Détails de la couverture : Comprendre ce qui est couvert, y compris les dommages matériels, les revenus professionnels et les frais d'évacuation.
- Franchises en cas d'ouragan : Connaître les franchises relatives aux ouragans spécifiées dans votre police d'assurance.
- Couverture supplémentaire : Envisagez toute couverture supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin s'il n'est pas trop tard.
Tout documenter
Une documentation précise est essentielle pour votre demande d'indemnisation. Voici ce qu'il faut faire :
- Photos et vidéos: Prenez des photos ou des vidéos de l'intérieur et de l'extérieur de votre hôtel. Capturez tous les aspects, y compris les chambres, les parties communes et les équipements.
- Dossiers des clients: Conservez les dossiers des demandes de renseignements des clients par téléphone et par Internet. Noter les annulations de réservation dues à la menace d'ouragan.
- Trafic et réservations sur le web: Surveillez le trafic, les vues et les réservations sur votre site web. Ces données appuieront votre demande.
Sauvegarde des données et des enregistrements
Veillez à disposer de sauvegardes numériques des données essentielles :
- Réservations des clients: Sauvegardez régulièrement les données de réservation des clients.
- Registres financiers: Sauvegarder les documents financiers, y compris les revenus et les dépenses.
- Informations sur les employés: Gardez les dossiers des employés en sécurité.
Préparer l'évacuation
Soyez prêt à évacuer les invités et le personnel :
- Évacuation des hôtes: Si le gouvernement émet un ordre d'évacuation, faites rapidement évacuer vos invités. Incluez les frais d'évacuation dans votre demande d'indemnisation.
- Évacuation du personnel: Tenir compte des coûts de transport pour les membres du personnel qui quittent les locaux
Couverture du revenu d'entreprise
Comprendre la couverture des revenus professionnels de votre police :
- Perte de revenus: Elle compense la perte de revenus pendant les réparations et la réduction de l'occupation.
- Suivre les réservations perdues: Tenez un registre des réservations et des recettes perdues à cause de l'ouragan.
Nettoyage et enlèvement des débris
Prévoir les coûts de nettoyage :
- Enlèvement des débris: Les dégâts causés par les ouragans peuvent s'étendre sur des kilomètres. Documentez les dépenses liées à l'enlèvement des débris.
- Restauration des installations: Envisager le pompage, le séchage et la réparation des installations.
Couverture des frais supplémentaires
Certains sinistres peuvent ne pas être explicitement mentionnés dans votre police :
- Détérioration des aliments: Couvre la détérioration des aliments due aux pannes d'électricité.
- Conformité aux codes: Inclure les coûts liés à la mise en conformité avec les nouveaux codes de construction.
- Frais de personnel : Vous pourrez peut-être récupérer les frais de personnel supplémentaires engagés lors de la préparation de l'événement imminent et du nettoyage. Les vedettes existantes peuvent être réaffectées et payées en conséquence.
Véhicules de la flotte et assurance automobile
Si votre hôtel dispose d'une flotte, assurez-vous qu'elle est couverte :
- Réparer les dommages causés aux véhicules par les intempéries.
- Il faut s'occuper des pare-brise brisés, des moteurs inondés et d'autres problèmes.
Plans de relocalisation des invités
Assurer la coordination avec les autres hôtels de la chaîne :
- Relocaliser les clients si votre site ne convient plus aux réservations.
- Maintenir une bonne communication avec les clients pendant le processus de relocalisation.
- Vous risquez d'encourir des coûts supplémentaires en offrant des incitations à prendre soin de vos précieux invités.
N'oubliez pas qu'une préparation et une documentation minutieuses peuvent faire une grande différence lors du dépôt d'une demande d'indemnisation après un ouragan. Restez en sécurité et protégez votre entreprise !
